БЕСЕДЫ О КОМПЬЮТЕРИЗАЦИИ ФЛОТА

КАЧЕСТВЕННАЯ РЕМВЕДОМОСТЬ - УВАЖЕНИЕ К СУДОРЕМОНТУ

(продолжение, начало в №3,   № 4 -2004,   № 5 -2004)

    С переходом на рыночные отношения в судоремонте учетная политика на предприятиях практически не изменилась: немногие судовладельцы и судоремонтные заводы смогли качественно применить новые технологии оперативного учета и планирования работ по ремонту флота.

   О договорах
   Подготовка и заключение Договоров на ремонт судов требует предварительного расчета ремонтных ведомостей (РВ) обеими сторонами, заказчиком и исполнителем работ. О подобных расчетах было рассказано в предыдущих статьях. Сейчас стоит рассмотреть, что же с этими расчетами происходит дальше.
   Как правило, судовладелец заблаговременно рассылает подготовленные РВ по ремонтным базам (СРП) и ожидает от них предложений по стоимости и срокам ремонта.
   В свою очередь СРП регистрируют заявки и составляют предварительные договоры.
   В них указываются предварительные расчетные показатели стоимости работ, материалов и сроков проведения работ, а так же особые условия, касающиеся порядка оплаты, организации подготовки, проведения работ на судне, обеспечения снабжения и оказания заводских услуг.
   Заказчик может настаивать на своей редакции, но не может не учитывать особых условий (требований) завода. Именно от них зависит качество работ и сроки вывода судна из эксплуатации. Возможно, потребуется оформление дополнительных согласований в форме "Протокола согласования стоимости работ" или "Дополнительного соглашения".
   Сроки ремонта зависят от метода расчета: например, они могут определяться по ранее используемому на предприятиях ММФ СССР нормативному документу "Нормы среднесуточной выработки …". Можно вспомнить период всеобщего обучения руководителей этих предприятий по "Сетевому планированию" в 70-80-х годах, когда была сделана попытка внедрения научного подхода к планированию загрузки предприятий. Тогда этот документ был обязателен для подготовки договоров.
   Информация в договорах имеет большое значение не только для служб, отвечающих за подготовку производства, но и для плановых, финансовых, производственных подразделений предприятий (судовладельца и СРП). Заблуждением является мнение некоторых работников отделов менеджмента о том, что вся информация по договору является закрытой. По сути, закрытой может быть информация об особых условиях договора. Основная информация может и должна быть открытой.
   После достижения договоренности и подписания договора, предварительные результаты расчетов становятся плановыми для завода. Главные из них - стоимость работ и материалов, сроки проведения работ, а так же шкала авансовых платежей.
   Дублирование информации по договорам в электронном виде, организация доступа и коллективного использования этой информации повышает оперативность служб предприятия. Общую информацию о заказчике (партнере, исполнителе, подрядчике, поставщике и т.п.) полезно передать в финансовую и плановую службы для недопущения использования устаревшей или некорректной информации по партнеру и его реквизитам, для оперативной связи с соответствующими его службами. Текст договора является конфиденциальным и несет в себе коммерческую информацию, поэтому сам текст должен иметь ограниченный круг пользователей. Как правило, это руководство предприятия.

   О заказах
   На судоремонтном предприятии, обычно, учет работ ведут по каждому из заказов. Причем, крайне желательно перевести (продублировать) журнал заказов в электронный вид. Тому есть несколько причин:
1. По информации о ранее действовавших заказах можно провести анализ финансовых операций, анализ управления и работы над заказной документацией.
2. При внесении информации по открытым (действующим) заказам можно иметь расчетную картину загрузки подразделений.
3. Получив плановые суммы стоимости работ, стоимости материалов, сроки проведения работ по договору и приняв уточненные расчеты смет на ремонт судна по текущему заказу, можно получить расчетную разницу по всем перечисленным показателям и срокам.
Некоторые руководители убеждены в том, что всего этого совершенно не требуется: существует бумажный журнал заказов (грэйсбук), книга договоров - этого вполне достаточно. По своему они правы... Но только электронная версия позволяет показывать динамические изменения в реальном времени при внесении корректировок в сметы, стоимости использованных материалов, блокировать попытки изменения, если заводом уже утверждены и согласованны с заказчиком суммы и сроки.
4. Электронная информация по действующим заказам, которых на среднем предприятии открывается несколько десятков в месяц, не допустит грубых нарушений условий договоров со стороны исполнителя и своевременно обратит внимание руководителя на необходимость принятия оперативного решения по согласованию дополнительных условий договоров.
5. Получаемая из электронных источников единая информация по конкретному заказу уменьшает риск использования некорректных или случайных ошибочных данных в подразделениях завода, включая финансовые операции.
6. При настроенном обмене данными между различными системами учета платежей (оплата счетов за ремонт судов, обслуживание стоянки в заводе и т.п.) электронные журналы договоров и заказов в любое время предоставят информацию по нужному заказчику или объекту прямо на мониторе, установленном на рабочем месте руководителя соответствующего подразделения. Для этого не потребуется просить подготовить те или иные справки и отвлекать работников от текущих дел.
   Договор может и не дойти до стадии утверждения сторонами. Возможно, предварительный расчет стоимости или сроки выполнения ремонта не удовлетворят судовладельца, или конкуренты предложат более выгодные условия. В этом случае, информация, внесенная по предполагаемому заказчику, становится справочной. В следующий раз ее не потребуется заносить в компьютер. Информация по судну, также останется справочной для судов того же проекта.
   Электронная версия журнала заказов может нести в себе много полезной информации и при регистрации документооборота по текущему заказу: какие заказ-наряды или дефектовочные акты выдавались на производственные участки, кому и когда они были выданы; какие номера приказов и какие акты действовали по данному заказу; кто ведущий строитель; какой объем товарной продукции освоен; каков процент готовности на текущий момент и многое другое.
   При наличии обмена электронной информацией между заводом и заказчиком по находящимся в ремонте судам, судовладелец может отслеживать готовность своего флота и планировать ввод судов в эксплуатацию, заключать контракты на перевозку грузов.
   Большая часть этой информации необходима для формирования номенклатурных планов и производственных программ предприятий.
   Как видно из всего сказанного, большое значение придается предварительному расчету, в основе которого лежат судовая ремонтная ведомость, прейскурант завода на судоремонтные работы. Содержание РВ обязывает судовой экипаж, технические службы судовладельца и технологов заводов учитывать требования нормативной документации и полагаться не только на собственный опыт, но и на постоянное совершенствование и пополнение знаний.

   А что дальше?
   Как можно автоматизировать задачи планирования, технологическую подготовку судоремонта, а также использование нормативной документации, отношение науки и Инспекции Морского Регистра к проблемам "глобальной" компьютеризации предлагаю обсудить в выпусках журнала следующего года.
Жду Ваших предложений.

   Архив всех статей по теме "КОМПЬЮТЕРИЗАЦИЯ ФЛОТА" можно увидеть в интернет по адресу: http://atoll.stl.ru/Texts/FE03_cf1.htm
   Адрес интернет-форума по этой же тематике находится по адресу: http://shipbuilding.ru/rus/forums/read.phtml?f=1&i=6&t=6

От автора
   Разрешите поблагодарить всех, кто обратился ко мне со своими вопросами и предложениями на тему опубликованных статей или принял участие в обсуждении в Интернет-форуме.
   Благодаря Вашей поддержке мы вместе сможем работать более цивилизованно и с уважением относиться ко всему, что уже сделано ветеранами морского, речного и рыболовного Флота.
   Поздравляю всех читателей и редакцию журнала ФЛОТЭКСПЕРТ с наступающим Новым 2005 годом!
   Желаю успехов на выбранном поприще, доброго здоровья, крепких и теплых отношений в семье, удачи в делах!
   Пусть Ваши мечты в наступающем году сбудутся!
   Море еще не высохло…

 

(продолжение следует)

ГЛАЗЫРИН Ю.А.